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働き方改善!残業が2時間減った5つの事例

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2018年6月29日に成立した、働き方改革法案により、以前にも増して企業は残業や過剰労働への対策を余儀なくされています。

本記事では、働き方改革をして退社時間が20〜21時→18〜19時と、残業が2時間も減った具体的事例を5つご紹介します。

本記事に向いている方

  • 残業を少しでも減らしたい
  • 業務改善に携わる部署に所属している
  • 他の会社がどんな対策をしてるのか知りたい

具体的な改善事例

会社側で実施した事例と個人で実施した事例の2種類をご紹介します。

✔会社側で実施

  • パソコンをSurfaceに変えた
  • ポータブルWiFiを支給
  • 自社専用CADソフトを刷新

✔個人で実施

  • 顧客との打ち合わせにOneNoteを活用
  • 連絡はなるべくメール

パソコンをSurfaceに変えた

会社から営業マンに支給されるパソコンを低価格のビジネス用ノートパソコンから、マイクロソフトのSurfacePro4へ2年ほど前に変えたことで、かなりPC の処理速度が上がりました。

具体的なスペックについてはここでは触れませんが、多くの社員から「以前よりサクサク動く」という声が上がり、事務処理は以前に比べて1.5〜2倍程度早くなりました。

また、SurfacePro4はパソコンとタブレットという二面性があるため、持ち運びしやすいのが特徴です。

データを用意しておけば印刷せずとも、客先で資料の紹介やプレゼンができることから、ペーパーレス推進にも一躍買っています。

資料を事前に印刷して準備するちょっとした時間も削減できるため、確実に効果が出ていると感じます。

加えて、動画を使ったPRもしやすくなり、販促方法にも幅を持たせることができました。

ポータブルWiFiを支給

パソコンをSurfacePro4に変えたことで、持ち運びがしやすくなりました。

また、ポータブルWiFiも支給されたため、出先のスキマ時間でパソコンを活用する機会も増えました。

打ち合わせの合間にカフェや営業車の中で、日報や見積作成などの事務処理を行うことで、帰社後の業務が大幅に削減され、30分〜1時間くらいは帰社後の業務を短縮できました。

とはいえ、私の会社はフィーチャーフォンとポータブルWiFiを営業マンに支給しており、あまりスマートなやり方ではありません。

できれば支給品をスマートフォン1つにまとめて、パソコンを使うときはテザリングを活用するのが理想です。

自社専用CADソフトを刷新

CADソフトは自社専用なので、あまり参考にならないかもしれませんが、私の会社では、営業マンが打ち合わせ内容を元に専用ソフトで設計を行います。

以前は10年以上前に開発されたソフトを利用していたため動作も遅く、設計するのに不便なところが多々ありました。

そんな悩みを解消するために、3年ほど前にソフトを刷新し、使いやすいものに変更されました。

あらかじめ営業マンからソフトの改善要望点をヒアリングして新しいソフト開発を手がけてきたため、以前にも増してスピーディーに図面を書くことができ、設計時間を大幅に短縮することができています。

設計に要する時間は以前に比べておよそ1/2程度に短縮されたと実感しています。

顧客との打ち合わせにOneNoteを活用

Microsoft OneNote

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ここからは、わたし個人で工夫している事例になります。

パソコンがSurfacePro4になったことで、顧客との打ち合わせのほとんどをタブレットモードで行うようにしました。

打ち合わせでは、Microsoftが提供するOneNoteというアプリを活用して、打ち合わせ時間の短縮を図っています。

写真を撮り、その画像の上に寸法を控えたり、製品のイメージを手書きで表現したりできるため、かなり重宝しています。

打ち合わせ時間の短縮は、お客様の時間もなるべく損なわずに済むことから、WIN-WINの関係を築くことができます。

OneNoteを活用した結果、一回の打ち合わせ時間は5〜10分くらい短縮できていると感じています。

また、このアプリを活用するだけで「デキる営業マン」を演出でき、お客様から「そのアプリすごいね」とお声がけいただく機会も多くなりました。

結果として話しのタネにもなり、いいこと尽くめです。

連絡はなるべくメール

以前はお客様へ連絡や社内連携は、主に電話を使っていましたが、今ではメール主体にしました。

理由は下記の通りです。

  • 電話で内容を伝えると言った言わないでモメる
  • メールなら万が一忘れても見返せる
  • C.C.で複数の人にも同時連絡できる
  • 相手の時間を必要以上に奪わない
  • 好きなタイミングで内容の確認ができる

人によっては、メールより電話を好む相手もいるので一概には言えませんが、なるべく電話よりもメールで連絡を取るようにしています。

電話の場合、会議中・移動中・離席中・不在など、相手が電話に出られないケースもあり、その都度かけ直さなければならないデメリットがあります。

その点、メールであれば電話のようにかけ直すムダな時間が発生しないのがポイントです。

とはいえ、メールを送っても送信相手の確認漏れが考えられるので、ケースバイケースで電話をすることもあります。

また、メールではニュアンスを伝えにくい場合も同様に電話を使います。

結果として、電話よりメールを主に活用することで、1日に10〜15分くらいは短縮できました。

まとめ:デバイスやツールを見直そう

もう一度、ご紹介した改善事例をまとめておきます。

  • パソコンをSurfaceに変えた
  • ポータブルWiFiを支給
  • 自社専用CADソフトを刷新
  • 顧客との打ち合わせにOneNoteを活用
  • 連絡はなるべくメール

初期投資こそかかりますが、長時間労働を少しでも削減できるように、使用するデバイスやツールなどを見直しましょう。

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